Eine Möglichkeit ist es, die Zahl der Bestellungen, die im ERP-System angelegt werden, zu erhöhen und dadurch die automatisierte Buchung von Rechnungen zu begünstigen. Hierzu unterstützt der Process Director besonders effizient den Prozess der Bedarfsmeldungen, die von der Fachabteilung über eine browserbasierte Intranet-Applikation erfasst werden. Wahlweise können Artikel auch über eine angebundene Katalog-Applikation ausgewählt werden. Nach erfolgter Prüfung und Genehmigung kann im Einkauf automatisiert eine Bestellung im SAP-System ausgelöst werden.
Eingehende Auftragsbestätigungen lassen sich ebenfalls automatisiert verarbeiten. Diese Anwendung des Process Directors minimiert das Risiko in der Liefer- und Produktionskette, indem die Schlüsseldaten aus der Auftragsbestätigung ausgelesen und mit den Bestelldaten im ERP-System abgeglichen werden. Hier erhält der Einkäufer zeitnah wertvolle Informationen zu Abweichungen und damit eine Entscheidungsgrundlage dafür, ob gegebenenfalls bei alternativen Anbietern bestellt werden muss. Zeichnen sich Engpässe durch Lieferabweichungen ab, kann der Einkauf somit schneller reagieren.
Auch Lieferscheine enthalten wertvolle Informationen, die im Unternehmen elektronisch verfügbar sein sollten. Der zentrale Zugriff auf die Daten bietet erhebliche Zeitvorteile bei der Recherche. Durch den Status aller eingegangenen Lieferscheine ist jederzeit aktuelle Transparenz gegeben. Ein weiterer Pluspunkt aus Compliance-Sicht: Bei einer revisionssicheren Archivierung der Lieferscheine entfällt die kostenintensive Aufbewahrung der Papierbelege.
Die Flexibilität der Plattform kann für beliebige weitere interne, standardisierte Vorgänge genutzt werden und trägt so zu einer ständigen Optimierung bei. So steht etwa die Bearbeitung von Reiseanträgen, Steuer- und Kassenbelegen beispielhaft dafür, wie anfragebezogene Business-Support-Prozesse im Unternehmen abgebildet werden können. Webbasierte Formulare erleichtern dem Nutzer die Antragsstellung. Für den Genehmigungsprozess lassen sich im integrierten Workflow die benötigten Parameter individuell definieren. Folgeaktionen wie zum Beispiel die Buchung von Reisebelegen können anschließend direkt im SAP gegen die hinterlegten Daten gebucht werden.
* Über ReadSoft GmbH:Das Lösungsportfolio von ReadSoft adressiert den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess von der Bestellanmeldung bis hin zum Begleichen von Rechnungen. Mit den Modulen der ReadSoft-Suite lassen sich die Prozess-Schritte durchgängig und automatisiert abwickeln. Für den Anwender entsteht so zusätzlicher Nutzen und Flexibilität in der SAP-Lösungsplattform.
ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software im Bereich automatisierte Dokumentenprozesse. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Weltweit sind bei ReadSoft 450 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt gibt es über 6.000 Installationen von ReadSoft-Lösungen. In Deutschland ist die ReadSoft GmbH seit 1996 am Markt.
Zu den Kunden von ReadSoft zählen sowohl mittelständische Unternehmen wie auch zahlreiche Großunternehmen und Konzerne. Teilweise erfolgt die Verarbeitung der Dokumentenprozesse in Shared-Service-Strukturen.
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