Für die Zertifizierung sind gesamt 67 Pflichtkriterien zu erfüllen, die in sieben Kategorien zusammengefasst sind. Neben baulichen Voraussetzungen, einem entsprechenden Gastronomie-Angebot und der allgemeinen Ausstattung des Hotels ist vor allem die Qualität der Dienstleistungen und Prozesse ausschlaggebend für eine erfolgreiche Zertifizierung. „Genauestens unter die Lupe nehmen die Prüfer vor allem die Betreuungsleistungen, die unser Hotel im Laufe einer Veranstaltungsabwicklung erbringt“, erzählt Jens Marten Schwass, geschäftsführender Direktor des Kempinski Hotel Gravenbruch Frankfurt. Dazu gehören die binnen 24 Stunden erfolgte Beantwortung einer Anfrage, das Vorhandensein einer zentralen Ansprechperson vor, während und nach der Veranstaltung sowie die zügige Abrechnung. „Das Zertifikat gibt unseren Kunden die Gewissheit, ein zuverlässiges und aktuelles Qualitätsurteil von Fachleuten an der Hand zu haben“, so Schwass. „Dafür arbeiten wir hart an den verlangten Standards.“ Bei einem Audit vor Ort prüft ein VDR-Mitarbeiter die Umsetzung der geforderten Standards. Drei Jahre ist das VDR-Zertifikat gültig, in denen das Projektbüro der VDR-Hotelzertifizierung regelmäßig die Einhaltung der Kriterien überprüft. Im Dezember 2006 hatte das Kempinski Hotel Gravenbruch Frankfurt das Zertifikat zum ersten Mal erhalten.
Das Kempinski Hotel Gravenbruch Frankfurt verfügt über insgesamt 22 Tagungs- und Konferenzräume, davon ein Ballsaal für Veranstaltungen bis zu 600 Personen sowie zusätzlich ein Pagodenzelt für bis zu 450 Gäste.
Zusätzlich zum Zertifikat für Tagungshotels erhielt das Fünf-Sterne-City-Resort vor den Toren Frankfurts das Gütesiegel VDR Certified Business Hotel, das es als professionelles Geschäftsreisehotel kennzeichnet.
Aktuell besitzen deutschlandweit 235 Hotels das Zertifikat VDR Certified Conference Hotel. Initiatoren dieser Hotelzertifizierung sind neben dem VDR die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) und das German Convention Bureau e.V. (GCB). Seit 2007 zählt auch die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e. V. zu den Trägern des Projekts.
